Rechtssichere Zeiterfassung? Ein absolutes Must-Have in Deutschland!

Schon seit 2019 ist Arbeitszeiterfassung in deutschen Unternehmen kein Nice-to-Have mehr, sondern absolut unverzichtbar. Spätestens mit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichtes im Jahr 2022 müssen alle Unternehmen in Deutschland die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch erfassen. Doch was bedeutet das konkret für Unternehmen, Arbeitgeber und Arbeitnehmer? Woher kommt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung? Und was müssen Sie beachten, um eine rechtssichere Zeiterfassung zu gewährleisten?

Hier bekommen Sie eine klare Übersicht der gesetzlichen Anforderungen und machen den ersten Schritt zu smarter, rechtssicherer Arbeitszeiterfassung.

Woher kommt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?

Primär geht es darum Arbeitnehmer zu schützen. Die Idee zur verpflichtenden Zeiterfassung kommt also ursprünglich aus dem Arbeitsschutzrecht und soll schlichtweg dafür sorgen, dass Arbeitnehmer in Deutschland vor überlangen Arbeitszeiten und unzureichenden Pausenzeiten geschützt werden. Nach Beschluss des Bundesarbeitsgerichtes werden deutsche Arbeitgeber deshalb gesetzlich dazu verpflichtet ein System zur Arbeitszeiterfassung bereitzustellen.

Was sind die Kernelemente der Arbeitszeiterfassungspflicht?

Das Gesetz zur Arbeitszeiterfassung baut auf 3 Grundelementen auf:

1. Pflicht zur systemischen Erfassung Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass in Ihren Unternehmen die Zeiten aller Mitarbeiter systemisch und vollständig erfasst werden. Jeder Arbeitnehmer muss Zugang zu einem bereitgestellten System haben, das die gesetzeskonforme Zeiterfassung ermöglicht.
2. Allumfassende Erfassung der Gesamtarbeitszeit Kurz gesagt: Arbeitsbeginn, Pausen und das Ende der Arbeitszeit müssen systemisch erfasst werden. Der Arbeitgeber stellt sicher, dass alle Mitarbeiter ihre tägliche Arbeitszeit inklusive Pausenzeiten aufzeichnen.
3. Geltung für alle Arbeitnehmer Grundsätzlich gilt die Arbeitszeiterfassungspflicht für alle Arbeitnehmer und ist nicht abhängig von Position und Branche. Einzelne Ausnahmefälle werden durch Tarifverträge geregelt und betreffen beispielsweise leitende Angestellte.

Wofür sind Arbeitgeber verantwortlich?

Die Pflichten des Arbeitgebers umfassen die Bereitstellung eines passenden Erfassungssystems, die Überwachung und Kontrolle der korrekten und rechtssicheren Arbeitszeiterfassung sowie die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien. Diese Faktoren sollten bereits bei Auswahl des Erfassungssystems beachtet werden, um alle gesetzlichen Pflichten erfüllen zu können.

Wie genau muss die Erfassung der Gesamtarbeitszeit erfolgen?

Das Gesetz macht keine Vorgabe welches System konkret zur Erfassung der Arbeitszeiten genutzt werden muss und gibt den Unternehmen dadurch Gestaltungsfreiheit. Entscheidend ist dabei immer, dass das System präzise und zuverlässig funktioniert und alle oben aufgeführten Pflichten des Arbeitgebers erfüllen kann.

Besonders beliebt sind digitale Erfassungsmethoden, die leitenden Angestellten einen detaillierten Überblick über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter geben und gleichzeitig für den Mitarbeiter leicht zu bedienen sind. Die rechtliche Verpflichtung soll kein Wegbereiter für bürokratischen Aufwand sein, deshalb haben wir bei Digital Rally den Digital Planner entwickelt. Die App vereint in ihren Funktionen alle Pflichten der Arbeitgeber- und Arbeitnehmerseite und macht die gesetzeskonforme Zeiterfassung einfach.

Was passiert bei Verstößen?

Die gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist kein Vorschlag, sondern verbindlich. Bei Verstößen kann es schnell teuer und problematisch werden:

1. Bußgelder und Strafen
1. Bußgelder bis zu 30.000 Euro: Diese drohen, wenn das Arbeitszeitgesetz verletzt wird, z.B. weil Überstunden nicht erfasst oder Ruhezeiten nicht eingehalten werden
2. Empfindliche Strafen bei Vorsatz: Wenn systematisch gegen die Regelungen verstoßen wird oder Arbeitsschutzrechte wissentlich missachtet werden, können die Strafen drastischer ausfallen; etwa durch strafrechtliche Konsequenzen
2. Haftung und Nachzahlungen
1. Lohnnachzahlungen: Werden Überstunden nicht korrekt erfasst und dokumentiert, können Mitarbeitende diese nachträglich einfordern. Ohne präzise Zeiterfassung steht das Unternehmen schlecht da und ist vor Gericht in der Regel in der Beweispflicht
2. Sozialversicherungsbeiträge: Werden Überstunden nicht korrekt abgerechnet, kann es zu Nachforderungen der Sozialversicherungsträger kommen
3. Rechtliche Auseinandersetzungen
1. Arbeitsgerichtsverfahren: Mitarbeitende, die ihre Rechte verletzt sehen, können rechtliche Schritte einleiten. Fehlt ein verlässliches Zeiterfassungssystem, verliert das Unternehmen schnell an Glaubwürdigkeit vor Gericht
2. Prüfungen durch Behörden: Die zuständigen Arbeitsaufsichtsbehörden (z.B. Gewerbeaufsichtsamt) können bei Verstößen eine Überprüfung einleiten. Das kann zu weiteren Auflagen und zusätzlichen Kosten führen

Sum-Up

• Arbeitgeber sind verpflichtet eine systematische Zeiterfassung zu gewährleisten
• Rechtssichere Arbeitszeiterfassung dient dem Arbeitnehmerschutz
• Die Erfassung umfasst Beginn, Ende und Pausenzeiten der täglichen Arbeitszeit

• Arbeitgeber müssen prüfen können, ob die Daten korrekt erfasst werden
• Die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien (DSGVO) ist verpflichtend
• Unternehmen, die die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nicht umsetzen, riskieren Bußgelder und arbeitsrechtliche Konsequenzen
• Der Digital Planner ist eine All-in One Lösung, die alle Anforderungen einfach, sicher und benutzerfreundlich verbindet

Nicht erfassen ist keine Option!

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist mehr als nur ein Gesetz – sie schützt vor rechtlichen, finanziellen und organisatorischen Problemen. Wer hier schludert, riskiert nicht nur hohe Kosten, sondern auch den Erfolg seines Unternehmens. Die Lösung? Den Digital Planner einführen und direkt loslegen mit sauberer, digitaler und rechtssicherer Zeiterfassung– euer Team und eure Zukunft werden es euch danken! 🚀